Le cahier des inscriptions ne parle pas aux comptes.
Tant que les frais appelés ne sont pas des créances, l'établissement ne sait pas ce qui lui reste à recouvrer.
Les impayés se découvrent en fin de trimestre
Sans appel de frais comptabilisé, un retard de paiement n'existe pas dans les comptes : il se découvre quand la trésorerie manque.
Les bourses réduisent la recette sans laisser de trace
Une bourse accordée n'est pas une remise commerciale. Non isolée, elle rend impossible tout compte rendu au financeur.
Les fonds affectés servent à autre chose
Une subvention destinée à un projet précis se retrouve dans la trésorerie commune. La reddition devient une reconstitution.
De l'inscription à la reddition.
L'élève, le niveau et l'année scolaire structurent la donnée ; les frais, les bourses et les fonds dédiés produisent les écritures.
Campus et années scolaires
Plusieurs établissements sous une même organisation, chacun avec ses années scolaires ouvertes ou clôturées.
Quatre étapes, du dossier à la reddition.
Chaque étape produit sa donnée comptable ; la reddition n'a rien à reconstituer.
- ÉTAPE 01
L'année scolaire s'ouvre
Campus, niveaux, filières et grille de frais. Le cadre de l'année est posé avant la première inscription.
- ÉTAPE 02
L'élève s'inscrit
L'inscription rattache l'élève à son niveau et déclenche les appels de frais prévus par la grille.
- ÉTAPE 03
Bourses et subventions s'imputent
La bourse réduit ce qui est dû par la famille, sans disparaître des comptes. Les fonds dédiés restent identifiés.
- ÉTAPE 04
L'établissement rend compte
Suivi des bourses, emploi des fonds dédiés et situation des frais restant dus, lus sur les comptes eux-mêmes.
Ce que contient la console School.
La verticale ajoute ces écrans au socle comptable, documentaire et d'audit commun à toutes les expériences EkoRubix.
Référentiel de l'établissement
Élèves et scolarité
Financement
Personnel et gouvernance
Ce qui est appelé, ce qui est dû
Frais, bourses et fonds dédiés sur la même année scolaire
Sous chaque métier, le même noyau comptable.
Les écrans changent, le vocabulaire change, les règles comptables ne changent jamais. Toutes les verticales EkoRubix partagent le même moteur, les mêmes contrôles et la même piste d'audit.
Débit égal crédit, sans exception
Aucune écriture déséquilibrée ne peut être enregistrée. Le contrôle est appliqué par le moteur, pas laissé à la vigilance de l'utilisateur.
Écritures validées non modifiables
Une écriture validée ne se réécrit pas. La correction passe par une contrepassation ou une écriture d'ajustement, toutes deux tracées.
Périodes clôturées verrouillées
Une fois la période close, plus rien ne s'y glisse. Les exercices publiés restent conformes à ce qui a été déposé.
Piste d'audit sur les actions sensibles
Qui a fait quoi, quand et sur quelle donnée. La piste est consultable et sert autant au contrôle interne qu'aux corps de contrôle externes.
Séparation stricte des organisations
Les données d'une organisation ne sont jamais accessibles depuis une autre. Le cloisonnement est appliqué à chaque requête.
Justificatifs rattachés aux opérations
Chaque pièce reste liée à son écriture. Retrouver la justification d'un montant est une recherche, pas une fouille d'archives.
Ce que coûte EkoRubix School.
Ce qu'on nous demande avant de signer.
Gérez-vous les notes, les bulletins et l'emploi du temps ?
Non. EkoRubix School couvre le versant administratif et financier : inscriptions, frais, bourses, fonds dédiés et paie. La vie scolaire — notes, absences, emplois du temps — reste hors périmètre.
Peut-on gérer plusieurs établissements sous une même direction ?
Oui. Les campus vivent sous la même organisation, avec leurs années scolaires et leurs effectifs propres, tout en partageant la comptabilité et les habilitations.
Comment une bourse est-elle traitée comptablement ?
Elle est isolée plutôt que déduite silencieusement de la recette. C'est ce qui permet de produire un état de suivi des bourses opposable au financeur qui les a accordées.
Le pack sectoriel Éducation apporte-t-il quelque chose ?
Il ajoute au plan comptable les comptes de frais de scolarité par cycle, de revenus de formation et de fournitures scolaires. Il est compatible avec les organisations générales, ONG, associations et cultuelles.
Une année scolaire
qui se lit dans les comptes.
Les frais appelés deviennent des créances, les bourses restent visibles et les fonds affectés gardent leur destination jusqu'à leur emploi.
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