Le rapport bailleur se fabrique après coup.
Quand l'imputation par convention se fait au moment du rapport et non de la dépense, la reddition devient un exercice de reconstitution.
Une dépense inéligible se découvre au rapport
Le contrôle d'éligibilité arrive trop tard : la dépense est faite, le bailleur la refuse, et l'organisation la porte sur ses fonds propres.
Les coûts indirects se répartissent à la main
Loyer, salaires du siège et frais partagés doivent être répartis entre conventions. Sans clé configurée, chaque exercice recommence de zéro.
Les sous-récipiendaires rendent compte quand ils veulent
Une sous-convention non suivie devient un risque : l'ONG reste responsable devant son bailleur de fonds qu'elle ne contrôle plus.
L'imputation au moment de la dépense.
Convention, ligne budgétaire, projet et éligibilité sont déterminés à l'engagement, pas à la reddition.
Bailleurs, conventions et avenants
Le bailleur, sa convention, ses lignes budgétaires et ses avenants approuvés. C'est le cadre auquel toute dépense se rattache.
Cinq étapes, du bailleur à la reddition.
La donnée est saisie une fois, à l'endroit où elle naît, et sert ensuite à tous les états.
- ÉTAPE 01
La convention est signée
Bailleur, montant, période, lignes budgétaires et règles d'éligibilité. Les avenants viendront la modifier de façon tracée.
- ÉTAPE 02
Le projet démarre
Projets, activités, indicateurs et bénéficiaires. La passation de marchés suit ses propres approbations.
- ÉTAPE 03
Les dépenses s'engagent
Dépenses terrain, per diem, avances et caisse terrain, chacune imputée à sa convention et contrôlée pour son éligibilité.
- ÉTAPE 04
Les coûts partagés se répartissent
Les clés configurées appliquent la répartition des coûts indirects entre conventions, sans arbitrage improvisé.
- ÉTAPE 05
L'ONG rend compte
Rapports bailleurs soumis, sous-récipiendaires revus, projet clôturé et archivé.
Ce que contient la console NGO.
La verticale ajoute ces écrans au socle comptable, documentaire et d'audit commun à toutes les expériences EkoRubix.
Financement
Projets et bénéficiaires
Dépenses terrain
Reddition et conformité
Ce qui est engagé, ce qui reste
Imputation par convention et par ligne budgétaire
Sous chaque métier, le même noyau comptable.
Les écrans changent, le vocabulaire change, les règles comptables ne changent jamais. Toutes les verticales EkoRubix partagent le même moteur, les mêmes contrôles et la même piste d'audit.
Débit égal crédit, sans exception
Aucune écriture déséquilibrée ne peut être enregistrée. Le contrôle est appliqué par le moteur, pas laissé à la vigilance de l'utilisateur.
Écritures validées non modifiables
Une écriture validée ne se réécrit pas. La correction passe par une contrepassation ou une écriture d'ajustement, toutes deux tracées.
Périodes clôturées verrouillées
Une fois la période close, plus rien ne s'y glisse. Les exercices publiés restent conformes à ce qui a été déposé.
Piste d'audit sur les actions sensibles
Qui a fait quoi, quand et sur quelle donnée. La piste est consultable et sert autant au contrôle interne qu'aux corps de contrôle externes.
Séparation stricte des organisations
Les données d'une organisation ne sont jamais accessibles depuis une autre. Le cloisonnement est appliqué à chaque requête.
Justificatifs rattachés aux opérations
Chaque pièce reste liée à son écriture. Retrouver la justification d'un montant est une recherche, pas une fouille d'archives.
Ce que coûte EkoRubix NGO.
Ce qu'on nous demande avant de signer.
Le contrôle d'éligibilité bloque-t-il la dépense ?
Il la signale au moment de l'engagement, avant approbation. C'est la personne habilitée qui tranche : une dépense peut être approuvée en connaissance de cause, mais elle ne peut plus passer inaperçue.
Qu'est-ce que le mapping TER ?
Le Tableau des Emplois et Ressources est l'état central du référentiel SYCEBNL applicable aux organisations sans but lucratif. Le mapping relie vos comptes aux rubriques de cet état, ce qui permet de le produire sans retraitement manuel.
Peut-on suivre les sous-récipiendaires sans leur donner accès ?
Oui. L'évaluation, l'activation de la sous-convention et la revue de leurs rapports se font depuis votre console. Leur donner un accès direct est une décision distincte.
Comment sont réparties les charges du siège ?
Par des clés de coûts indirects et de charges partagées que vous configurez une fois, puis appliquez. La répartition devient reproductible d'une période à l'autre et explicable à un auditeur.
Rendre compte
sans tout reconstituer.
L'imputation se fait à la dépense, l'éligibilité est contrôlée avant l'engagement, et le rapport bailleur se lit sur les comptes plutôt qu'il ne se fabrique.
Reprise des conventions en cours · Paramétrage des clés · Référentiel SYCEBNL