· Mise en route

Être imputable dès la première dépense.

L'ordre est ici décisif : une dépense engagée avant que sa convention et son budget existent devra être réaffectée à la main, et c'est exactement ce que la verticale cherche à supprimer.

· Mise en route

Les étapes, dans l'ordre.

Aucune étape n'attend la précédente pour être préparée, mais celle qui la suit coûte plus cher si elle est prise à l'envers.

Cadrage

01Déclarer les bailleurs et leurs conventions

Chaque convention entre avec ses dates, ses règles d'éligibilité et ses avenants approuvés. C'est le cadre auquel toute dépense se rattachera.

Cadrage

02Charger les budgets par ligne

Les lignes budgétaires conditionnent l'engagement. Une ligne épuisée ou une dépense non couverte se signale avant l'engagement, pas au rapport.

Semaine 1

03Poser les clés de répartition

Loyer du siège, salaires mutualisés, frais partagés : la clé se configure une fois. Sans elle, chaque exercice recommence la répartition à la main.

Semaine 1

04Ouvrir les projets et leurs indicateurs

Le projet porte les activités et les indicateurs. C'est ce qui permet de relier le rapport financier au rapport narratif sans les rapprocher après coup.

Premier mois

05Faire passer les dépenses par la revue

Le circuit de revue s'applique aux montants sensibles, aux per diem et aux marchés. La passation de marchés devient un acte tracé plutôt qu'une pratique.

Première échéance

06Produire le rapport bailleur

Le rapport se tire de l'imputation faite à la dépense. Le mapping TER se règle une fois par bailleur et se rejoue à chaque échéance.

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· Par responsabilité

Commencez par dire devant qui vous répondez.

Le représentant pays répond devant le bailleur, le chargé de projet devant sa ligne budgétaire, le coordinateur terrain devant sa caisse. Ce ne sont pas les mêmes questions.

Direction et représentation paysVous signez les conventionsSavoir à tout moment ce qui reste disponible par convention, quelles dépenses ont été refusées et où en est chaque rapport, sans attendre la reddition pour l'apprendre.Voir le suivi des conventions Finance et gestion des subventionsVous imputez et vous rendez compteRattacher chaque dépense à sa convention et à sa ligne au moment où elle est engagée, plutôt que de reconstituer l'affectation au moment du rapport.Voir le contrôle d'éligibilité Chargé de projetVous consommez un budgetVoir ce qu'il reste sur votre ligne avant d'engager, et savoir si un avenant a modifié ce que vous croyez pouvoir dépenser.Voir la vie d'une convention Coordination terrainVous tenez une caisse et des per diemEnregistrer les dépenses de terrain avec leurs justificatifs, y compris là où la connexion est mauvaise et où les espèces restent la norme.Voir la caisse terrain

Vous ne vous reconnaissez dans aucun de ces rôles ? Dites-nous ce que vous cherchez à faire.

· Et maintenant

Prêt à ouvrir votre dossier.

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Une démonstration sur un programme proche du vôtre : contrôle d'éligibilité, coûts partagés, sous-récipiendaires et format de rapport de votre bailleur principal.

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Je préfère charger une convention moi-même

Ouvrez un dossier, déclarez une convention avec son budget, et regardez ce qui se passe quand vous engagez une dépense sur une ligne épuisée.

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Rendre compte
sans tout reconstituer.

L'imputation se fait à la dépense, l'éligibilité est contrôlée avant l'engagement, et le rapport bailleur se lit sur les comptes plutôt qu'il ne se fabrique.

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