Une organisation financée par plusieurs bailleurs vit une contrainte que l'entreprise ignore : chaque financement a ses règles d'éligibilité, sa période, son budget par ligne et son rapport. Et pourtant l'organisation n'a qu'un seul jeu d'états financiers.
Le fonds affecté n'est pas un produit acquis
Un financement reçu n'est pas automatiquement un produit de l'exercice. Il le devient à mesure que la dépense éligible est engagée. Tant qu'il ne l'est pas, il reste une ressource à employer, portée au passif. Cette mécanique est ce qui empêche une organisation d'afficher un résultat flatteur l'année où elle encaisse, puis déficitaire les années où elle dépense.
Une dépense porte deux informations
Chaque dépense doit répondre à deux questions différentes :
- de quelle nature s'agit-il ? C'est le compte de charges, celui du
référentiel comptable ;
- sur quel financement s'impute-t-elle ? C'est l'axe analytique, celui
du bailleur.
Confondre les deux mène à l'erreur classique : créer un compte de charges par projet. Le plan de comptes devient alors ingérable, et la comparaison d'une année sur l'autre impossible dès qu'un projet s'arrête.
L'éligibilité se contrôle avant, pas au rapport
Une dépense non éligible découverte au moment du rapport est une dépense à financer sur fonds propres. Le contrôle utile intervient à l'engagement : la ligne budgétaire existe-t-elle, le solde disponible la couvre-t-il, la période d'exécution est-elle ouverte ? Trois questions, posées au bon moment, évitent une négociation pénible six mois plus tard.
Ce que le bailleur regarde vraiment
Un rapport financier crédible n'est pas celui qui présente les plus beaux chiffres, c'est celui dont chaque montant se retrouve dans la comptabilité.
La réconciliation entre le rapport et les comptes est la première chose vérifiée lors d'un audit de projet. Elle est simple quand l'axe analytique a été renseigné à la saisie, et coûteuse quand il faut la reconstituer à partir de relevés bancaires et de mémoire.
Les cofinancements
Une dépense partagée entre deux bailleurs se ventile selon une clé décidée et documentée à l'avance. Improviser la clé au moment du rapport revient à choisir ses chiffres après avoir vu le résultat — ce qu'aucun auditeur ne laisse passer.
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